Как стать поставщиком Ашан

Чтобы начать поставки в торговую сеть АШАН, производителю недостаточно просто предложить качественный товар и направить прайс-лист. Ритейлер оценивает совокупность факторов: цену, стабильность качества, упаковку, производственные возможности, товарный запас, логистику, документы и способность поставщика выполнять заказы без перебоев.

Первичное обращение подаётся через электронную анкету потенциального поставщика. Однако до заполнения формы важно проверить, соответствует ли продукт ассортименту сети, может ли предприятие обеспечить необходимые объёмы и готово ли оно к проверке условий производства или хранения.

АМД помогает производителям подготовиться к выходу в АШАН: оценить товар и экономику поставок, собрать информацию для анкеты, подготовить коммерческое предложение, проверить документы, маркировку, производство и логистические процессы.

Что оценивает АШАН при выборе поставщика

Отбор проводится по совокупности характеристик самого поставщика и предлагаемой продукции. Наличие одного сильного преимущества — например, низкой цены, известного бренда или необычной упаковки — не гарантирует заключения договора.

К основным критериям относятся:

• соотношение цены и качества товара;
• стабильность качества от партии к партии;
• соответствие продукции требованиям законодательства РФ и ЕАЭС;
• привлекательность и функциональность упаковки;
• способность обеспечить бесперебойные поставки по заказам сети;
• достаточный объём производства;
• наличие подходящего транспорта и логистической инфраструктуры;
• готовность подтвердить производственные и складские возможности;
• наличие необходимых лицензий и разрешительных документов;
• соответствие товара ассортименту магазинов АШАН;
• соблюдение этических и антикоррупционных принципов сети.

Что может дать поставщику преимущество

Помимо обязательных требований, АШАН перечисляет характеристики, которые в зависимости от категории товара могут учитываться как преимущества:

• известность товара среди покупателей региона;
• подтверждённый потребительский спрос;
• планы по продвижению бренда и продукции;
• готовность производить товары под частными марками покупателя;
• широкий ассортимент и планы его дальнейшего развития;
• квалифицированная команда для оперативного взаимодействия с сетью;
• готовность работать через электронный документооборот;
• развитая логистика;
• наличие постоянного товарного запаса;
• конкурентоспособные цены.

Поэтому коммерческое предложение должно объяснять не только характеристики продукта, но и то, насколько производитель готов к регулярной работе с крупным ритейлером.

Может ли региональный производитель стать поставщиком АШАН

Официальные критерии предусматривают работу с локальными поставщиками. В этом случае производителю не обязательно сразу обеспечивать всю федеральную сеть. Объёмы могут оцениваться исходя из потребностей магазинов одного города или нескольких городов региона, в которые поставщик планирует доставлять продукцию.

Для регионального производителя важно заранее определить:

• в каких городах возможны регулярные поставки;
• какие объёмы предприятие может производить без снижения качества;
• какой товарный запас можно поддерживать постоянно;
• сколько будет стоить доставка до магазинов или распределительного центра;
• сохраняется ли прибыльность после включения логистических расходов;
• есть ли у товара подтверждённая известность или спрос в регионе.

Начало с локального сотрудничества не является гарантированным вариантом входа, но позволяет производителю сформировать предложение с учётом своих реальных мощностей и географии.

Как подать заявку поставщика в АШАН

Для начала сотрудничества необходимо заполнить электронную анкету. После регистрации обращения поставщик получает письмо с номером заявки и копией заполненной формы.

На официальном сайте указано, что обратная связь предоставляется в течение двух месяцев. Направление анкеты не означает автоматического согласования товара или заключения договора.

Что подготовить перед заполнением анкеты

Электронная анкета — это не формальность, а первый источник информации, по которому сеть оценивает поставщика. Слабое или слишком общее описание продукта может не показать закупщику реальную ценность предложения.

До подачи заявки желательно подготовить:

• краткую информацию о компании и её специализации;
• статус компании: производитель, импортёр или дистрибьютор;
• описание производственной площадки;
• перечень предлагаемых товарных позиций;
• фотографии товара и потребительской упаковки;
• состав, вес, объём и формат упаковки каждого SKU;
• оптовые цены и ставку НДС;
• общий и остаточный срок годности;
• условия хранения и перевозки;
• количество единиц в транспортной упаковке;
• объёмы производства и возможную регулярность поставок;
• географию доставки;
• информацию о продажах и представленности в других сетях;
• описание целевой аудитории;
• информацию о продвижении бренда;
• перечень действующих документов на продукцию.

Данные в анкете, презентации, прайс-листе, документах о соответствии и на маркировке товара должны совпадать.

Каким должно быть коммерческое предложение

Коммерческое предложение должно показывать, почему продукт может быть востребован покупателями АШАН и сможет ли производитель выполнять требования сети после согласования ассортимента.

В предложении необходимо раскрыть:

• преимущества продукта по сравнению с аналогами;
• обоснование цены;
• фактические показатели спроса и продаж, если они есть;
• возможности производства и увеличения объёмов;
• стабильность сырья и качества готового товара;
• наличие товарного запаса;
• логистическую схему;
• возможности маркетингового продвижения;
• готовность работать с частными марками, если это применимо;
• условия, которые поставщик готов предложить сети.

Общих формулировок вроде «натуральный продукт высокого качества по выгодной цене» недостаточно. Все значимые преимущества должны быть конкретными, проверяемыми и подтверждёнными.

Основные требования к продукции

Поставщик должен гарантировать стабильное качество и безопасность товара, а также соответствие продукции законодательству России и ЕАЭС.

До подачи заявки необходимо проверить:

• действительность деклараций, сертификатов и других обязательных документов;
• соответствие фактического состава сведениям на этикетке;
• правильность указания изготовителя и места производства;
• полноту маркировки на русском языке;
• читаемость штрихкода;
• законность использования товарного знака и элементов дизайна;
• подтверждение заявлений «натуральный», «без сахара», «эко» и других характеристик;
• прочность и функциональность потребительской и транспортной упаковки;
• возможность сохранять заданные характеристики продукции при перевозке и хранении.

Маркировка должна позволять однозначно и быстро идентифицировать товар. Каждая товарная единица должна иметь согласованный штрихкод, если нанесение кода возможно для данного вида продукции.

Требования АШАН к сроку годности

На момент поставки остаточный срок годности или хранения товара должен составлять не менее двух третей от общего установленного срока.

Например, при общем сроке годности 90 суток на момент передачи товара сети должно оставаться не менее 60 суток.

Требование необходимо учитывать при расчёте:

• сроков производства;
• продолжительности хранения на складе поставщика;
• времени на комплектацию заказа;
• маршрута и сроков доставки;
• частоты поставок;
• допустимой удалённости производственной площадки от объектов сети.

Какие документы потребуются для заключения договора

До заключения договора АШАН проверяет добросовестность потенциального контрагента и оценивает налоговые, финансовые, репутационные и другие риски.

В базовый комплект могут входить:

• устав со всеми действующими изменениями;
• решение или протокол о назначении руководителя;
• приказ о назначении главного бухгалтера;
• документ, подтверждающий полномочия и подпись лица, заключающего договор;
• актуальная выписка из ЕГРЮЛ или ЕГРИП;
• заполненная карточка контрагента;
• налоговые декларации;
• акт сверки с налоговым органом или справка об отсутствии задолженности;
• документы, подтверждающие права на производственные и складские помещения;
• документы на поставляемую продукцию.

Состав комплекта зависит от организационно-правовой формы, резидентства поставщика и конкретной ситуации. АШАН публикует отдельные перечни для российских юридических лиц, индивидуальных предпринимателей, иностранных организаций и случаев смены юридического лица.

Проверка производства и хранения товара

Проведение проверки условий производства и/или хранения товара указано АШАН как обязательное условие начала поставок. Формат и объём проверки зависят от категории товара, производственной площадки и условий будущего сотрудничества.

Программа предварительной оценки поставщика может включать:

• проверку разрешительной документации;
• аудит производственной площадки;
• лабораторные испытания продукции;
• оценку потребительских характеристик товара для проектов СТМ;
• проверку условий хранения;
• оценку системы управления качеством и безопасностью.

Во время аудита могут оцениваться:

• состояние производственных помещений и оборудования;
• приёмка и хранение сырья;
• технологический процесс;
• упаковка и транспортировка продукции;
• санитария и гигиена;
• мойка и дезинфекция оборудования;
• прослеживаемость партий;
• управление несоответствующей продукцией;
• контроль качества сырья и готового товара;
• социально-технические и экологические условия деятельности.

Поставщики, имеющие признанные GFSI сертификаты IFS, BRC, FSSC 22000, GLOBALGAP или SQF, могут быть признаны надёжными партнёрами и не проходить аудит. При этом департамент качества АШАН сохраняет право провести проверку сертифицированного предприятия, если в ней возникнет необходимость.

Поставки товаров под частной маркой АШАН

Готовность производить продукцию под товарными знаками покупателя может быть преимуществом при отборе. Однако проект СТМ предполагает более глубокую проверку продукта и предприятия.

Производителю необходимо быть готовым:

• предоставить доступ к производственным линиям, цехам и складам;
• пройти аудит представителями сети или независимой организацией;
• подтвердить стабильность сырья и технологического процесса;
• выпускать продукцию по согласованной спецификации;
• проходить лабораторный контроль;
• обеспечить прослеживаемость каждой партии;
• соблюдать требования сети к маркировке, упаковке и качеству.

Решение о возможности выпуска СТМ принимается не только по результатам переговоров, но и с учётом состояния производства, качества продукции и коммерческих условий.

Требования к логистике и поставкам

Доставка товаров до магазина или распределительного центра производится силами и за счёт поставщика. Поэтому логистические расходы необходимо включать в экономику предложения ещё до согласования цены.

Поставщику потребуется обеспечить:

• доставку в срок, указанный в заказе;
• соответствие фактической поставки заказанному ассортименту и количеству;
• подходящий санитарный и температурный режим;
• транспорт, допускающий использование необходимой погрузочно-разгрузочной техники;
• правильное паллетирование товара;
• прочную транспортную упаковку;
• размещение этикеток коробов с внешней стороны;
• полный комплект товаросопроводительных документов;
• возможность оперативно реагировать на недопоставку или отклонение товара.

EDI и электронный документооборот

Возможность использовать электронный документооборот указана среди преимуществ потенциального поставщика. Заказы могут направляться посредством EDI, а товарные накладные, УПД, счета-фактуры и другие документы — передаваться в электронном формате при согласовании сторон.

До начала поставок необходимо проверить:

• готовность учётной системы к обмену EDI-сообщениями;
• возможность принимать и обрабатывать электронные заказы;
• готовность бухгалтерии к ЭДО;
• совместимость с используемыми сетью форматами;
• наличие ответственных сотрудников для контроля заказов и документов.

Программа ответственного партнёрства

Для производителей пищевой продукции у АШАН действует отдельная программа ответственного партнёрства Filière. Она не заменяет стандартную процедуру отбора и не является обязательной для каждого поставщика.

Программа ориентирована на производителей, которые развивают ответственное производство, включая:

• сокращение использования антибиотиков и пестицидов;
• отказ от ингредиентов и кормов с ГМО;
• переход на перерабатываемую упаковку;
• экономное использование природных ресурсов;
• сокращение выбросов;
• гуманное отношение к животным;
• соблюдение трудовых норм и принципов социальной ответственности.

Производитель, который ещё не является поставщиком АШАН, сначала проходит стандартную процедуру заключения договора. После этого участие в Filière рассматривается отдельно.

Почему АШАН может отказаться от сотрудничества

Даже интересный товар может не пройти отбор, если предложение не соответствует текущим потребностям сети или сотрудничество связано с повышенными рисками.

На этапе рассмотрения причинами отказа могут стать:

• неподходящее соотношение цены и качества;
• несоответствие товара ассортименту сети;
• недостаточные производственные мощности;
• невозможность обеспечить бесперебойные поставки;
• отсутствие необходимых документов;
• неподтверждённые права на товарный знак;
• претензии к безопасности или качеству продукции;
• налоговые, судебные и репутационные риски;
• банкротство, ликвидация или приостановление деятельности поставщика;
• неоднократное нарушение договоров с другими контрагентами;
• нарушение деловой этики, давление или попытка подкупа;
• условие об обязательной закупке всей товарной линейки вместе с интересующей сеть позицией.

После заключения договора риски возникают из-за недопоставок, нарушения сроков, ошибок в маркировке и документах, нестабильного качества, несоблюдения температурного режима и несоответствия упаковки логистическим требованиям.

Помощь АМД при выходе в АШАН

АМД помогает производителям подготовиться к рассмотрению предложения и последующим этапам сотрудничества с торговой сетью.

В зависимости от текущей готовности компании мы можем:

• оценить соответствие товара формату АШАН;
• проанализировать категорию и конкурентное окружение;
• проверить экономику будущих поставок;
• оценить цену и возможный переговорный диапазон;
• подготовить информацию для электронной анкеты;
• разработать коммерческое предложение;
• подготовить презентацию производителя;
• структурировать информацию по SKU;
• проверить маркировку и документы на продукцию;
• оценить производственные и складские возможности;
• проанализировать логистику и готовность выполнять заказы;
• проверить готовность компании к EDI и ЭДО;
• подготовить предприятие к проверке условий производства и хранения;
• сформировать перечень необходимых доработок;
• подготовить переговорную позицию для общения с закупщиком.

Подробнее о направлениях работы  в зависимости от вашей готовности выхода в сеть — в разделе формат работы АМД Групп.

Окончательное решение о рассмотрении предложения, согласовании товара и заключении договора принимает АШАН. АМД не гарантирует листинг, но помогает производителю подготовить обоснованное предложение и снизить риск отказа из-за ошибок в экономике, документах, упаковке, производстве или логистике.

Частые вопросы

Выход в другие торговые сети

Требования ритейлеров отличаются по ассортименту, коммерческим условиям, документам и логистике. Производитель может также ознакомиться с материалом о том, как  стать поставщиком «Дикси», 

АМД более 10 лет работает с производителями, торговыми сетями и маркетплейсами. Подробнее о команде и опыте — на странице «О компании».

Требования, формы документов и порядок взаимодействия с торговой сетью могут изменяться.

Нужна помощь с подготовкой к выходу в АШАН?

Нужна помощь?