Как стать поставщиком ОАО «РЖД»: пошагово и с поддержкой AMD Group

Как стать поставщиком ОАО «РЖД»

ОАО «РЖД» закупает промышленную продукцию, оборудование, материалы, технику, запасные части, программное обеспечение, а также различные работы и услуги. Для производителя сотрудничество с компанией может стать возможностью получить крупный корпоративный заказ и расширить каналы сбыта.

Однако у РЖД нет единой заявки, после заполнения которой компания автоматически становится поставщиком. В большинстве случаев необходимо найти конкретную закупку, изучить её условия, подтвердить соответствие требованиям и подать заявку в установленном порядке.

АМД помогает производителям предварительно оценить готовность продукции и предприятия к работе с крупным корпоративным заказчиком: проверить документы, производственные ресурсы, экономику, упаковку, маркировку и логистические возможности.

Как ОАО «РЖД» проводит закупки

Закупочная деятельность ОАО «РЖД» регулируется Федеральным законом № 223-ФЗ, подзаконными нормативными актами и Положением о закупке товаров, работ и услуг для нужд компании.

Требования к участникам, товарам, документам и порядку подачи заявки определяются отдельно для каждой процедуры. Поэтому перед участием необходимо изучить не только извещение, но и весь комплект закупочной документации.

В зависимости от предмета и условий закупки могут использоваться:

конкурс в электронной форме;
аукцион в электронной форме;
запрос котировок;
запрос предложений;
конкурентный отбор;
конкурентные переговоры;
закупка через электронный магазин;
другие способы, предусмотренные Положением о закупке.

Конкретный способ проведения, сроки, порядок оценки заявок и условия заключения договора указываются в документации выбранной закупки.

Что закупает РЖД

Номенклатура закупок РЖД не ограничивается продукцией железнодорожного назначения. Компания и её подразделения закупают широкий перечень товаров, работ и услуг.

Среди основных направлений:

материалы верхнего строения пути;
металлопродукция и строительные материалы;
электротехническая и кабельно-проводниковая продукция;
оборудование, инструмент и средства малой механизации;
спецтехника, автотранспорт и погрузочное оборудование;
запасные части для вагонов и локомотивов;
форменная одежда и средства индивидуальной защиты;
целлюлозно-бумажная, текстильная и хозяйственная продукция;
программное обеспечение и IT-решения;
строительные, ремонтные и проектные работы;
транспортные, охранные, медицинские и сервисные услуги;
обслуживание оборудования, техники и инфраструктуры.

Для производителя важно определить не просто общий вид продукции, а соответствующий код ОКПД2 и формулировки, которые РЖД использует при описании предмета закупки.

Где искать закупки ОАО «РЖД»

Поиск планируемых и опубликованных закупок можно вести по следующим параметрам:

номеру процедуры;
наименованию или ключевому слову;
коду ОКПД2;
коду ОКВЭД2;
предмету договора;
заказчику;
региону или месту проведения;
планируемой дате публикации;
способу проведения закупки.

После выбора закупки необходимо открыть её карточку, перейти к извещению и документации и проверить, на какой электронной площадке проводится процедура.

Закупки на РТС-Тендер

Электронные закупки ОАО «РЖД» в основном проводятся в специальной секции на площадке РТС-Тендер.

Для подачи заявки потребуется усиленная квалифицированная электронная подпись, регистрация на площадке и правильно настроенное рабочее место. Требования к подписи и регистрации необходимо проверять в инструкциях оператора ЭТП.

Электронный магазин РЖД

Закупки малого объёма могут проводиться через электронный магазин ОАО «РЖД».

В электронном магазине поставщик может отвечать на опубликованные ценовые запросы, а в предусмотренных системой случаях — размещать оферты на свои товары, работы или услуги.

Площадка и порядок участия всегда определяются документацией конкретной закупки. Поэтому регистрироваться сразу на всех ресурсах без предварительного поиска подходящих процедур необязательно.

Как стать поставщиком РЖД: основные этапы

Определить направление закупок. Необходимо подобрать коды ОКПД2, ключевые слова и категории, по которым РЖД может закупать продукцию компании.
Изучить планируемые закупки. План закупок позволяет заранее увидеть потенциальные процедуры и начать подготовку до публикации извещения.
Найти конкретную закупку. Следует оценить предмет договора, объём, регион исполнения, сроки и ограничения для участников.
Изучить извещение и документацию. Нужно проверить требования к компании, продукции, заявке, обеспечению, цене и исполнению договора.
Проверить экономику. До подачи заявки необходимо учесть себестоимость, доставку, упаковку, страхование, обеспечение заявки и договора, отсрочку платежа и другие расходы.
Подготовить электронную подпись и площадку. Электронная подпись должна действовать не только в день подачи заявки, но и во время торгов и подписания договора.
Подготовить заявку. Все формы и документы заполняются строго в соответствии с требованиями выбранной процедуры.
Подать заявку в установленный срок. Отправлять документы желательно заранее, чтобы оставить время на устранение технических ошибок.
После победы заключить и исполнить договор. Необходимо своевременно подписать договор, предоставить обеспечение и выполнить все обязательства по поставке.

Что входит в документацию о закупке

Закупочная документация РЖД обычно содержит несколько разделов и приложений. Участнику необходимо изучить их полностью, а не ограничиваться кратким описанием в карточке процедуры.

Как правило, документация включает:

условия проведения закупки;
сроки и порядок подачи заявок;
требования к участникам;
техническое задание;
требования к товарам, работам или услугам;
проект договора;
формы документов для заполнения;
порядок оценки и сопоставления заявок;
условия предоставления обеспечения;
правила применения национального режима;
особые условия поставки и исполнения договора.

Проект договора нужно изучать до подачи заявки. Победа в закупке означает обязанность заключить договор на предусмотренных документацией условиях, если законодательством и правилами процедуры не установлено иное.

Требования к поставщику РЖД

Общие требования применяются независимо от предмета закупки. В частности, компания не должна находиться в процессе ликвидации, её деятельность не должна быть приостановлена, а сведения о ней не должны находиться в предусмотренных документацией реестрах недобросовестных поставщиков.

В зависимости от предмета закупки заказчик может установить дополнительные требования:

наличие опыта исполнения сопоставимых договоров;
наличие производственных мощностей;
наличие оборудования и техники;
наличие квалифицированного персонала;
наличие складских и логистических ресурсов;
наличие лицензий, допусков или разрешений;
подтверждение финансовой устойчивости;
наличие системы контроля качества.

Не следует считать требования к опыту универсальными. Их наличие и способ подтверждения зависят от конкретной процедуры. Для закупок, проводимых исключительно среди субъектов малого и среднего предпринимательства, действуют специальные ограничения на предъявление квалификационных требований.

Требования к товарам, работам и услугам

Технические и функциональные характеристики определяются заказчиком исходя из конкретной потребности. Предлагаемая продукция должна точно соответствовать техническому заданию либо условиям предоставления эквивалента, если такая возможность предусмотрена.

В документации могут быть установлены требования:

к техническим характеристикам товара;
к безопасности и качеству продукции;
к сроку службы и гарантии;
к упаковке и маркировке;
к условиям перевозки и отгрузки;
к комплектности поставки;
к стране происхождения товара;
к наличию продукции в государственных реестрах;
к результатам выполняемых работ или оказываемых услуг.

Если участник предлагает эквивалентный товар, необходимо указать конкретные характеристики эквивалента по каждой позиции. Одной фразы «товар соответствует техническому заданию» может быть недостаточно.

Национальный режим и российское происхождение товара

Для отдельных категорий продукции в закупках применяется национальный режим: запреты, ограничения или преимущества в отношении товаров российского и иностранного происхождения.

В зависимости от предмета закупки может потребоваться:

указание страны происхождения товара;
наличие реестровой записи на российскую промышленную продукцию;
подтверждение количества баллов локализации;
предоставление документов из предусмотренного законодательством реестра;
подтверждение происхождения продукции из России или государства ЕАЭС.

Само производство товара на территории России не всегда является достаточным подтверждением. Если документация требует наличия реестровой записи, её отсутствие может привести к признанию продукции иностранной для целей применения национального режима.

Проверять возможность включения товара в необходимый реестр следует заранее: оформление документов после публикации закупки может занять больше времени, чем отведено на подачу заявки.

Какие документы могут входить в заявку

Единого универсального комплекта для всех закупок РЖД не существует. Перечень определяется документацией конкретной процедуры.

В состав заявки могут входить:

заявка на участие;
сведения об участнике закупки;
техническое предложение;
ценовое предложение;
документы о полномочиях подписанта;
документы на продукцию;
лицензии, сертификаты, декларации и разрешения;
документы, подтверждающие опыт;
договоры, спецификации, накладные и акты исполнения;
сведения о производственных мощностях и ресурсах;
документы для оценки заявки;
подтверждение внесения обеспечения, если оно требуется;
сведения о стране происхождения товара;
иные документы, прямо предусмотренные документацией.

Подтверждающие договоры необходимо предоставлять в том объёме, который позволяет проверить предмет, стоимость и факт исполнения обязательств. Если документация требует приложения, спецификации, накладные или акты, одного титульного листа договора недостаточно.

Общие правила подачи заявки

на один лот подаётся одна действующая заявка;
заявка должна содержать все сведения и документы, предусмотренные документацией;
документы должны быть читаемыми и правильно подписанными;
заявка оформляется на русском языке;
иностранные документы переводятся в порядке, указанном в документации;
изменить или отозвать заявку можно только до окончания срока её подачи;
суммы, сроки, номера процедуры и лота необходимо проверить перед отправкой;
электронная подпись должна принадлежать лицу, имеющему соответствующие полномочия.

Если условия технического задания или формы документов непонятны, участнику следует своевременно направить запрос на разъяснение в порядке и срок, установленные документацией.

Особенности закупок среди субъектов МСП

Для закупок, участниками которых могут быть только субъекты малого и среднего предпринимательства, могут действовать специальные требования к структуре заявки.

В частности, заявка может разделяться на две части.

В первую часть включаются техническое предложение и документы, необходимые для оценки товара, работы, услуги и условий исполнения договора.

В первой части нельзя указывать сведения, позволяющие определить участника, а также информацию о ценовом предложении, если документацией предусмотрен такой порядок.

Во вторую часть включаются сведения об участнике, документы о соответствии требованиям, полномочиях, происхождении товара, обеспечении и другие документы, предусмотренные процедурой.

Размещение документа не в той части заявки может привести к отклонению участника даже при наличии всех необходимых сведений.

Типовые ошибки участников закупок РЖД

Значительная часть заявок отклоняется не из-за качества продукции или высокой цены, а из-за ошибок при подготовке и отправке документов.

Технические проблемы

неработоспособная электронная подпись;
истёкший сертификат электронной подписи;
истёкшая лицензия используемого программного обеспечения;
неправильно настроенное рабочее место;
отсутствие доступа к электронной почте или личному кабинету;
подача заявки в последние минуты перед закрытием процедуры.

Неполный комплект документов

отсутствие обязательной формы заявки;
непредоставление технического предложения;
непредоставление приложений к договору, подтверждающему опыт;
отсутствие накладных или актов исполнения;
непредоставление документа об обеспечении заявки;
отсутствие документов, необходимых для начисления баллов.

Ошибки в оформлении

использование формы, отличающейся от установленной документацией;
удаление обязательных условий или строк из формы;
отсутствие подписи уполномоченного лица;
расхождение суммы цифрами и прописью;
арифметические ошибки в цене единицы или общей стоимости;
неверно указанный номер процедуры или лота;
подача нескольких неотозванных заявок по одному лоту.

Ошибки в техническом предложении

пропуск характеристик из технического задания;
неконкретное описание предлагаемого товара;
использование формулировок «не более» или «не менее» там, где требуется точный показатель;
отсутствие характеристик предлагаемого эквивалента;
противоречия между техническим предложением и документами на товар.

Если документы, необходимые для оценки, не представлены или не соответствуют установленным требованиям, участник может получить ноль баллов по соответствующему критерию, даже если заявка не будет отклонена полностью.

Что проверить до снижения цены

Победа по минимальной цене не означает, что договор будет выгоден поставщику. До подачи предложения необходимо рассчитать полную экономику исполнения.

В расчёт следует включить:

себестоимость продукции;
доставку до указанных объектов;
специальную упаковку и маркировку;
страхование и оформление документов;
обеспечение заявки и исполнения договора;
банковскую или независимую гарантию;
стоимость испытаний и подтверждающих документов;
возможное изменение стоимости сырья;
гарантийные обязательства;
штрафы и риски нарушения сроков;
условия и сроки оплаты.

Подавать заявку следует только в том случае, если предприятие способно выполнить договор по предложенной цене, в заявленном объёме и в установленные сроки.

Заключение и исполнение договора

После публикации итогового протокола победитель должен выполнить действия, предусмотренные документацией и правилами электронной площадки.

Может потребоваться:

предоставить обеспечение исполнения договора;
подписать проект договора электронной подписью;
предоставить дополнительные документы;
направить протокол разногласий в установленный срок;
подтвердить готовность к поставке;
согласовать график исполнения обязательств.

Сроки подписания договора обычно непродолжительны. Поэтому полномочия подписанта, обеспечение и внутренние согласования необходимо подготовить до подведения итогов закупки.

Риск включения в реестр недобросовестных поставщиков

Участие в закупке создаёт для компании реальные обязательства. Нельзя подавать заявку только для проверки цены или интереса заказчика, если предприятие не готово заключить и исполнить договор.

Основаниями для направления сведений в реестр недобросовестных поставщиков могут стать уклонение победителя от заключения договора и существенное нарушение условий договора в предусмотренных законодательством случаях.

До подачи заявки необходимо убедиться, что компания:

сможет предоставить требуемое обеспечение;
имеет необходимые производственные ресурсы;
способна выполнить установленный график;
понимает порядок приёмки продукции;
согласна с условиями ответственности;
может исполнить гарантийные обязательства.

Как проверить подлинность закупки РЖД

ОАО «РЖД» предупреждает о случаях, когда неизвестные лица представляются сотрудниками компании, предлагают заключить договор и требуют приобрести платные сертификаты или другие документы.

Перед передачей документов или оплатой каких-либо услуг необходимо:

проверить наличие закупки на официальном портале РЖД;
найти процедуру по её индивидуальному номеру;
проверить извещение на указанной электронной площадке;
сверить контакты заказчика с документацией;
не использовать ссылки и реквизиты из непроверенных писем;
при сомнениях обратиться через официальные каналы РЖД или оператора ЭТП.

Настоящие закупки сопровождаются официальным извещением и документацией. Рассылка предложения о заключении договора сама по себе не подтверждает наличие закупки.

Чем АМД Групп может помочь производителю

Подготовка к закупкам крупного корпоративного заказчика начинается до регистрации на электронной площадке и подачи заявки. Производителю необходимо понять, соответствует ли продукция потребностям заказчика и сможет ли предприятие исполнить договор без убытков и нарушений.

АМД Групп может помочь на этапе предварительной подготовки:

определить потенциально подходящие направления закупок;
сформировать критерии поиска по продукции и кодам ОКПД2;
оценить готовность товара к требованиям крупного заказчика;
проанализировать документы на продукцию;
проверить комплектность технической и разрешительной документации;
оценить производственные мощности и доступные объёмы;
проанализировать упаковку, маркировку и условия отгрузки;
оценить логистическую схему;
проверить возможность подтверждения российского происхождения товара;
рассчитать предварительную экономику поставки;
структурировать информацию о компании, производстве и продукции;
выявить критичные требования, для работы с которыми потребуется профильный тендерный, технический или юридический специалист.

Подробнее о форматах работы — в разделе Форматы работы и стоимость выхода в торговые сети

АМД Групп не является оператором электронной торговой площадки, не гарантирует допуск заявки или победу в закупке и не оказывает юридическое представительство в закупочной процедуре, если такая услуга отдельно не согласована.

Наша задача — помочь производителю до подачи заявки понять свои возможности, обнаружить недостающие документы и ресурсы и принять обоснованное решение об участии.

Частые вопросы

С чего начать, если компания раньше не участвовала в закупках РЖД?

Сначала нужно определить подходящие направления и изучить планируемые закупки. После выбора конкретной процедуры следует проверить требования к участнику, продукции, документам и исполнению договора. Затем можно готовить электронную подпись и регистрацию на площадке, указанной в извещении.

Нужно ли сначала регистрироваться в ЕИС?

Универсального первого шага для всех процедур нет. Порядок регистрации зависит от вида закупки и электронной площадки. Для участия в электронной закупке РЖД необходимо выполнить требования оператора площадки, указанной в документации.

Можно ли участвовать без опыта поставок в РЖД?

Само отсутствие опыта работы с РЖД не всегда препятствует участию. Необходимо проверить, установлены ли требования к аналогичному опыту в выбранной закупке и какими документами он подтверждается.

Подходят ли закупки РЖД небольшому производителю?

Да, часть процедур проводится среди субъектов МСП, а закупки малого объёма могут размещаться в электронном магазине. При этом компания должна оценить объём заказа, логистику, документы и возможность соблюсти все условия договора.

Можно ли предложить товар, которого нет в опубликованных закупках?

Стандартный путь поставщика — участие в опубликованной закупке. Для инновационных решений у РЖД существуют отдельные инструменты рассмотрения предложений, но направление инициативного предложения не заменяет закупочную процедуру и не гарантирует заключение договора.

Какая ошибка чаще всего приводит к отклонению заявки?

Наиболее распространены неполный комплект документов, несоблюдение установленной формы, ошибки в техническом предложении, неверное распределение документов по частям заявки и проблемы с электронной подписью.

Может ли АМД подать заявку вместо поставщика?

Основная помощь АМД заключается в предварительной оценке готовности производителя, продукции, документов, экономики и логистики. Подготовка и подача тендерной заявки, работа на ЭТП и юридическое сопровождение требуют отдельного согласования и привлечения профильных специалистов.

Стоит ли вашей компании участвовать в закупках РЖД

До подачи заявки важно определить, соответствует ли продукция требованиям заказчика, есть ли у компании необходимые документы и ресурсы и будет ли договор экономически выгодным.

АМД Групп поможет провести предварительную оценку готовности производителя, определить критичные пробелы и сформировать план дальнейших действий.

Подробнее о нашей компании и опыте работы с производителями — на странице «О компании».

Порядок проведения закупок, требования к участникам, формы документов, площадки и условия договоров могут изменяться. Перед участием необходимо проверить действующую документацию конкретной закупки и актуальные материалы на официальных ресурсах ОАО «РЖД». Информация на странице не является юридической консультацией и не гарантирует заключение договора.

Готовы начать?

Оставьте заявку — эксперты AMD Group подготовят вашу компанию к участию в закупках РЖД и сопроводят до подписания контракта и поставок.